Digitalisierung der Ordination
Digitalisierung wurde in Ordinationen jahrelang als Effizienzfrage diskutiert: Was bringt ein Terminbuchungstool, lohnt sich die Cloud-Lösung, ist Online-Rezeptanforderung sinnvoll. Diese Diskussion ist seit 01.01.2026 in wesentlichen Teilen überholt. Was heute zu entscheiden bleibt, ist nicht mehr ob, sondern mit welchem System und in welcher Reihenfolge.
Besonders deutlich ist der Bruch für Wahlärztinnen und Wahlärzte. Ein großer Teil der Infrastrukturpflichten betraf sie bis 2025 schlicht nicht. Seit Jahresbeginn 2026 gelten e-card-Anbindung, ELGA-Nutzung, e-Medikation und e-Impfpass auch im Wahlarztbereich, AMBCO folgt mit 01.07.2026. Wer seine Ordination ohne diese Positionen kalkuliert hat, hat eine laufende Kostenzeile und einen Installationsvorlauf übersehen.
Der Vorlauf ist dabei das eigentliche Planungsrisiko. Die technische Installation des e-card-Anschlusses dauert bis zu zwölf Wochen. Ein Eröffnungstermin, der drei Wochen nach der Bestellung liegt, ist damit nicht haltbar, unabhängig davon, wie weit Bau und Einrichtung sind.
Was seit 2026 verpflichtend ist
Seit 01.01.2026 sind Wahlärztinnen und Wahlärzte zur Teilnahme am e-card-System verpflichtet, also zur Identitäts- und Anspruchsprüfung über die e-card. Damit verbunden sind drei ELGA-Anwendungen: e-Befund lesen und einstellen, e-Medikation lesen und befüllen sowie der e-Impfpass. Ab 01.07.2026 kommt AMBCO hinzu, die ambulante Diagnose- und Leistungsdokumentation.
Es gibt Ausnahmen, und sie sind enger, als sie auf den ersten Blick wirken. Befreit sind Ordinationen mit weniger als 300 verschiedenen Patientinnen und Patienten pro Jahr, weiters die Mitnutzung fremder Infrastruktur, die ausschließliche Tätigkeit auf Basis von Einzelverträgen sowie dokumentierte Härtefälle. Maßgeblich sind verschiedene Personen, nicht Konsultationen; wer 300 Menschen mehrfach im Jahr sieht, liegt bereits über der Schwelle.
Die Ausnahme ist außerdem nicht folgenlos. Wer sie in Anspruch nimmt, muss Patientinnen und Patienten vor der Leistungserbringung darüber informieren. Praktisch heißt das: ein Hinweis bei der Terminvereinbarung, ein Hinweis auf der Website, ein Aushang in der Ordination. Damit wird die Ausnahme sichtbar, und sie wirkt im Vergleich zur digital angebundenen Ordination nebenan wie ein Nachteil. Wer auf eine Wachstumsperspektive plant, sollte die Ausnahme deshalb als Übergangs- und nicht als Dauerlösung behandeln.
Die Kosten und der Vorlauf
Der e-card-Anschluss kostet rund 100 EUR pro Monat (Stand September 2026). Dazu kommen einmalig das GINO-Lesegerät, ein Router, die Einrichtung und die erforderlichen Softwarelizenzen. Eine Förderung dafür ist derzeit nicht verfügbar.
Die Software selbst ist die zweite Zeile. Eine Cloud-basierte Ordinationssoftware beginnt bei rund 93,10 EUR pro Monat netto bei Jahreszahlung, Zusatzmodule ab 4,70 EUR pro Monat (Beispiel docsy, Stand September 2026). Lokale Systeme verlangen stattdessen eine Anfangsinvestition im mittleren vierstelligen Bereich und einen Hardwaretausch alle fünf bis sieben Jahre. Welche Variante günstiger ist, hängt an der Haltedauer und an Ihrer Bereitschaft, Wartung selbst zu organisieren; die laufende Belastung ist bei Cloud-Lösungen planbarer, die Gesamtkosten über zehn Jahre sind es nicht automatisch niedriger.
| Pflicht | Seit wann | Für wen | Ausnahme |
|---|---|---|---|
| e-card-System, Identitäts- und Anspruchsprüfung | 01.01.2026 | auch Wahlärztinnen und Wahlärzte | unter 300 verschiedene Patienten pro Jahr, Mitnutzung fremder Infrastruktur, nur Einzelverträge, dokumentierte Härtefälle (mit Informationspflicht) |
| ELGA e-Befund lesen und einstellen | 01.01.2026 | auch Wahlärztinnen und Wahlärzte | wie oben |
| e-Medikation lesen und befüllen | 01.01.2026 | auch Wahlärztinnen und Wahlärzte | wie oben |
| e-Impfpass | 01.01.2026 | auch Wahlärztinnen und Wahlärzte | wie oben |
| AMBCO, ambulante Diagnose- und Leistungsdokumentation | 01.07.2026 | auch Wahlärztinnen und Wahlärzte | wie oben |
| Elektronische Honorarnotenübermittlung (WAHonline, via ELDA und ID Austria) | 01.07.2024 | Wahlärztinnen und Wahlärzte ab 300 verschiedenen Patienten pro Jahr | unter dieser Schwelle; Voraussetzung sind dokumentierte Zustimmung und bezahlte Rechnung |
| Fax-Verbot für Gesundheitsdaten (§ 6 GTelG 2012) | 30.06.2026 | alle Ordinationen | keine, die Übergangsfrist ist ausgelaufen |
| KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 AI Act | Februar 2025 | alle Ordinationen, die KI einsetzen | keine für Einsetzende; Konformitätspflichten treffen die Anbieter |
| Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO | laufend | alle Ordinationen | keine, die 250-Mitarbeiter-Schwelle greift bei Gesundheitsdaten nicht |
Honorarnoten elektronisch: WAHonline
Die elektronische Übermittlung von Wahlarzt-Honorarnoten ist seit 01.07.2024 verpflichtend. Sie läuft über WAHonline, technisch über ELDA und ID Austria, und betrifft Ordinationen ab 300 verschiedenen Patientinnen und Patienten pro Jahr. Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein, bevor Sie übermitteln dürfen: eine ausdrückliche, einmalig dokumentierte Zustimmung der Patientin oder des Patienten und eine bezahlte Rechnung. Offene Honorarnoten werden nicht übermittelt.
Der Nutzen liegt auf der Patientenseite, und das ist ein Argument für Ihre Kommunikation: Die ÖGK zahlt laut eigener Angabe binnen maximal 14 Tagen aus, der Weg über das Kundenservice entfällt. Für die Erstattungshöhe ändert sich nichts. Die Kasse ersetzt weiterhin 80 Prozent jenes Betrags, den sie einem Vertragsarzt für dieselbe Leistung gezahlt hätte, nicht 80 Prozent Ihrer Honorarnote. Warum das so wichtig ist und wie Patientinnen darauf reagieren, ist im Beitrag Kassenordination oder Wahlarztpraxis ausgeführt.
Ein Punkt wird in der Fachpresse regelmäßig falsch dargestellt: Das Gesetz sieht für die Nichtübermittlung keine ausdrücklichen Sanktionen vor. Das ist kein Freibrief, denn die Pflicht besteht, und ein Verstoß bleibt ein Verstoß. Es heißt aber, dass Drohszenarien mit konkreten Strafhöhen, die Ihnen im Vertriebsgespräch präsentiert werden, keine gesetzliche Grundlage haben. Wer Ihnen eine Softwarelösung mit dem Hinweis auf drohende Strafen verkauft, argumentiert nicht sauber.
Kommunikation: Fax, WhatsApp und E-Mail sind erledigt
Seit 30.06.2026 ist die Übermittlung von Gesundheitsdaten per Fax ausnahmslos unzulässig. Die Übergangsfrist nach § 6 GTelG 2012 ist ausgelaufen, eine Ersatzregelung für Einzelfälle gibt es nicht. Zulässig sind verschlüsselte Kanäle, Gesundheitsportale und das Gesundheitsdiensteanbieter-Portal GPP.
Ebenso wenig zulässig sind WhatsApp und unverschlüsselte E-Mail für Patienteninformationen. Das ist der Punkt, an dem die meisten Ordinationen im Alltag scheitern, weil er bequem ist und weil Patientinnen und Patienten selbst danach fragen. Die Antwort darauf ist organisatorisch, nicht technisch: Sie brauchen einen definierten Kanal für Befundübermittlung und Rückfragen, und dieser Kanal muss in der Ordination allen bekannt sein, sonst entsteht am Empfang jeden Tag eine neue Ausnahme.
Wie Sie diesen Kanal gegenüber Patientinnen und Patienten darstellen, ist zugleich ein Positionierungsthema. Erreichbarkeit ist eines der wenigen Merkmale, die Patientinnen vor dem ersten Termin beurteilen können; Hinweise dazu finden Sie unter Positionierung und Praxismarketing.
Telemedizin
Telemedizin ist seit 01.01.2024 ausdrücklich im Ärztegesetz erlaubt. Die Voraussetzungen sind eine medizinische Indikation, eine gesicherte Übertragung und ein grundsätzlich persönlicher Erstkontakt. Der Grundsatz des persönlichen Erstkontakts ist die Grenze, an der viele rein digitale Geschäftsmodelle enden.
Wirtschaftlich relevant ist ein zweiter Punkt: Die ÖGK honoriert telemedizinische Leistungen in gleicher Höhe wie Präsenzleistungen. Für Kassenordinationen bedeutet das, dass telemedizinische Termine keine Erlösminderung darstellen, aber Raum- und Wegezeit sparen. Für Wahlarztordinationen ist die Honorargestaltung ohnehin frei; hier ist die Frage eher, ob Ihre Patientinnen für eine Videokonsultation dasselbe zu zahlen bereit sind wie für einen Ordinationstermin.
KI in der Ordination: Rollen und Fristen
Beim EU AI Act geht die Diskussion in Ordinationen häufig an der eigenen Rolle vorbei. Ärztinnen und Ärzte, die eine KI-gestützte Befundungs- oder Dokumentationssoftware nutzen, sind in der Regel Betreiber, nicht Anbieter. Die Konformitätspflichten, die den größten Aufwand verursachen, treffen die Softwarehersteller.
Eine Pflicht trifft Sie allerdings direkt und gilt bereits: Die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 AI Act besteht seit Februar 2025 und betrifft auch Ordinationen, die KI einsetzen. Gemeint ist, dass die Personen, die solche Systeme anwenden, über ein ausreichendes Verständnis ihrer Funktionsweise und Grenzen verfügen müssen. Das ist eine Schulungs- und Dokumentationsaufgabe, keine technische.
Die übrigen Fristen sind nach derzeitigem Stand durch den sogenannten Digital Omnibus verschoben worden: Hochrisiko-KI nach Anhang III auf 02.12.2027, KI in regulierten Produkten nach MDR auf 02.08.2028, Transparenzpflichten nach Art. 50 ab 02.08.2026. Diese Verschiebung ist bislang nur an einer Quelle belegt und deshalb als vorläufiger Stand zu behandeln.
Die ÖÄK hat dazu eine klare Position bezogen: KI-generierte Befundbilder sollen verpflichtend mit eingebetteten Wasserzeichen gekennzeichnet werden, und die Letztverantwortung muss bei Ärztin oder Arzt liegen. Für Ihre interne Organisation heißt das, dass ein KI-Vorschlag nie als Befund durchgereicht werden darf, ohne dass eine ärztliche Prüfung dokumentiert ist.
Datenschutz: die vier Punkte, die regelmäßig fehlen
Ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ist für Ordinationen immer erforderlich, unabhängig von der viel zitierten 250-Mitarbeiter-Schwelle. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten, die Ausnahme greift nicht. Ein Datenschutzbeauftragter ist für Einzelordinationen in der Regel nicht verpflichtend; die Ärztekammer nennt als Orientierungswert ab 5.000 verschiedenen Patientinnen und Patienten pro Jahr, Gruppenpraxen und PVE brauchen regelmäßig einen.
Zweitens braucht jedes externe Tool einen Auftragsverarbeitervertrag nach Art. 28: Ordinationssoftware, Hosting, Abrechnung, Labor-Schnittstellen und insbesondere Terminbuchung. Terminbuchungstools werden dabei am häufigsten übersehen, obwohl dort regelmäßig Gesundheitsdaten anfallen. Sobald ein Patient bei der Buchung einen Terminanlass angibt, liegt eine Gesundheitsdatenverarbeitung vor.
Drittens die Meldefrist: Eine Datenpanne ist der Datenschutzbehörde binnen 72 Stunden zu melden. Betroffenenrechte sind binnen eines Monats zu erfüllen, die erste Kopie der Patientenakte ist kostenlos. Der Strafrahmen reicht bis 20 Mio. EUR beziehungsweise 4 Prozent des Jahresumsatzes. Diese Obergrenze ist für eine Einzelordination realitätsfern, die 72-Stunden-Frist ist es nicht: Sie setzt voraus, dass es in Ihrer Ordination überhaupt jemanden gibt, der einen Vorfall als solchen erkennt.
Viertens die Website. Nach § 165 TKG 2021 darf ohne Einwilligung kein technisch nicht notwendiges Cookie gesetzt werden, auch nicht vorab. Die Schaltflächen für Alle akzeptieren und Alle ablehnen müssen gleich prominent auf der ersten Ebene stehen. Häufige Fehler sind eingebundene Google Fonts und Maps ohne Einwilligung sowie unvollständige Datenschutzerklärungen. Dass die Ordinationswebsite mit 1.500 bis 3.500 EUR netto (Stand September 2026) eine vergleichsweise kleine Position ist, macht sie rechtlich nicht harmloser.
Die verbreitete Fehlannahme: Das betrifft nur Kassenordinationen
Der Satz war jahrelang richtig. e-card, ELGA und die verbundenen Anwendungen waren an den Kassenvertrag gekoppelt, Wahlarztordinationen betraf das nicht. Genau deshalb hält sich die Annahme hartnäckig, und genau deshalb ist sie heute teuer.
Seit 01.01.2026 gilt sie ausdrücklich nicht mehr. e-card-Anbindung, ELGA e-Befund, e-Medikation und e-Impfpass treffen Wahlärztinnen und Wahlärzte gleichermaßen, AMBCO seit 01.07.2026, die elektronische Honorarnotenübermittlung bereits seit 01.07.2024. Wer eine Wahlarztordination mit dem Argument geringerer Bürokratie kalkuliert hat, muss diese Annahme korrigieren: rund 100 EUR monatlich für den e-card-Anschluss, Hardware, Softwarelizenzen, keine Förderung und bis zu zwölf Wochen Installationsvorlauf. Wie sich das in die Gesamtkostenstruktur einer Wiener Ordination einfügt, zeigt der Beitrag Was kostet eine Wahlarztordination in Wien.
Für bestehende Ordinationen ist der Umstieg zugleich eine Gelegenheit, Abläufe neu zu ordnen, statt alte Prozesse digital nachzubauen. Dieser Teil gehört in die Praxisentwicklung und nicht in ein IT-Projekt.
Häufige Fragen zur Digitalisierung der Ordination
Gilt die e-card-Pflicht auch für Wahlarztordinationen?
Ja. Seit 01.01.2026 sind e-card-System, ELGA e-Befund, e-Medikation und e-Impfpass auch für Wahlärztinnen und Wahlärzte verpflichtend, AMBCO seit 01.07.2026. Ausgenommen sind unter anderem Ordinationen mit weniger als 300 verschiedenen Patientinnen und Patienten pro Jahr.
Was kostet der e-card-Anschluss und wie lange dauert er?
Der laufende Anschluss kostet rund 100 EUR pro Monat, dazu kommen GINO-Lesegerät, Router, Einrichtung und Softwarelizenzen. Eine Förderung ist derzeit nicht verfügbar. Für die technische Installation ist ein Vorlauf von bis zu zwölf Wochen einzuplanen, was den Eröffnungstermin bestimmt.
Was passiert, wenn ich Honorarnoten nicht elektronisch übermittle?
Die Übermittlung über WAHonline ist seit 01.07.2024 ab 300 verschiedenen Patientinnen und Patienten pro Jahr verpflichtend. Das Gesetz sieht für die Nichtübermittlung allerdings keine ausdrücklichen Sanktionen vor, was in Vertriebsgesprächen häufig anders dargestellt wird. Voraussetzung für die Übermittlung sind eine dokumentierte Zustimmung und eine bezahlte Rechnung.
Darf ich Befunde noch per Fax oder E-Mail verschicken?
Fax für Gesundheitsdaten ist seit 30.06.2026 ausnahmslos unzulässig, die Übergangsfrist nach dem GTelG ist ausgelaufen. Unverschlüsselte E-Mail und WhatsApp scheiden für Patienteninformationen ebenfalls aus. Zulässig sind verschlüsselte Kanäle, Gesundheitsportale und das GPP.
Brauche ich für ein Terminbuchungstool einen Auftragsverarbeitervertrag?
Ja. Ein Auftragsverarbeitervertrag nach Art. 28 DSGVO ist für jedes externe Tool erforderlich, und bei Terminbuchung fallen regelmäßig Gesundheitsdaten an, etwa wenn ein Terminanlass angegeben wird. Genau dieses Tool wird in der Praxis am häufigsten übersehen.
Muss ich mich als Ordination um den AI Act kümmern?
Wer KI einsetzt, ist in der Regel Betreiber und nicht Anbieter; die Konformitätspflichten treffen die Softwarehersteller. Direkt gilt für Ordinationen aber die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 AI Act, und zwar bereits seit Februar 2025. Die übrigen Fristen sind nach derzeitigem Stand verschoben, die ÖÄK betont die ärztliche Letztverantwortung.
Der nächste Schritt
Nehmen Sie sich Ihre bestehende oder geplante Infrastruktur in dieser Reihenfolge vor: Zuerst die Pflichten mit Vorlauf, also e-card-Anbindung und Ordinationssoftware, weil sie den Eröffnungstermin bestimmen. Dann die Kommunikationswege, weil dort der laufende Rechtsverstoß entsteht. Dann Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeiterverträge und Website. Alles Weitere ist Optimierung.
Wenn Sie die Kostenzeilen daraus in eine belastbare Planung übernehmen wollen, ist der Gründungs-Check der passende Einstieg. Datenschutzrechtliche Einzelfragen und Vertragsprüfungen gehören zur Rechtsberatung, steuerliche Fragen zur Abschreibung von Hardware und Software sind im Einzelfall mit Steuerberatung zu klären. Für die wirtschaftliche Einordnung erreichen Sie uns über das Kontaktformular.
