Mitarbeitende gewinnen und halten
Personal ist in fast jeder Ordination der größte einzelne Kostenblock. Es ist zugleich der einzige, bei dem Sparen unmittelbar auf die Erlösseite durchschlägt: Wer eine Stelle nicht nachbesetzt, verliert Öffnungszeit, Terminkapazität und Erreichbarkeit am Telefon. Miete lässt sich verhandeln, ein Gerät lässt sich später kaufen, eine nicht besetzte Assistenzstelle kostet Sie Umsatz ab der ersten Woche.
Dazu kommt eine Lage, die viele Gründerinnen und Gründer erst bemerken, wenn der Mietvertrag unterschrieben ist: Der Markt für ausgebildete Ordinationsassistenz ist leer. Die AMS-Mangelberufsliste 2026 umfasst über 100 Berufe und damit den höchsten Stand seit ihrem Bestehen, Gesundheitsberufe sind darin prominent vertreten. Die Ärztekammer für Wien betreibt inzwischen eine eigene Ordinationspersonalsuche, was für sich genommen schon eine Aussage über die Marktlage ist.
Personalplanung gehört deshalb nicht ans Ende der Gründungsplanung, sondern an den Anfang. Wer den Eröffnungstermin festlegt, ohne den Ausbildungsrhythmus für Ordinationsassistenz zu kennen, plant an einer harten Restriktion vorbei.
Was Ordinationsassistenz ist und was sie darf
Der Beruf ist bundesweit im Medizinische Assistenzberufe-Gesetz (MABG) geregelt, in Kraft seit 01.01.2013. Die Ausbildung umfasst mindestens 650 Stunden: ein Basismodul von 120 Stunden und darauf aufbauend das Fachmodul Ordinationsassistenz. Mindestens die Hälfte der Ausbildung entfällt auf die Praxis. Ein Eintrag im Gesundheitsberuferegister ist für Ordinationsassistenz nicht vorgesehen.
Der Tätigkeitskatalog ist abschließend und bestimmt damit die Arbeitsteilung in Ihrer Ordination. Erlaubt sind die venöse Blutabnahme bei Erwachsenen, die Kapillarblutabnahme, Point-of-Care-Testung, die Vorbereitung von Injektionen und Instrumenten, die Ordinationshygiene einschließlich Sterilisation sowie die gesamte Administration. Die venöse Blutabnahme bei Kindern ist ausdrücklich ausgenommen.
Diese eine Ausnahme hat organisatorische Folgen, die in der Kalkulation oft fehlen. In einer kinderärztlichen Ordination oder in einer allgemeinmedizinischen Ordination mit relevantem Kinderanteil bleibt die venöse Blutabnahme bei Ihnen oder bei diplomiertem Pflegepersonal. Das verschiebt Ihre eigene Zeitbindung und damit die Zahl der Konsultationen, die Sie pro Ordinationsstunde schaffen. Wer diese Restriktion nicht in die Terminplanung einbaut, plant eine Auslastung, die im Betrieb nicht erreichbar ist.
Abgrenzung zur administrativen Arzthelferin
Parallel dazu existiert die Bezeichnung administrative Arzthelferin. Sie ist kein anerkannter Gesundheitsberuf. Der entsprechende Kurs der Ärztekammer für Wien kostet 350 EUR (Stand September 2026), invasive Tätigkeiten sind damit nicht abgedeckt. Für Empfang, Terminverwaltung, Abrechnungsvorbereitung und Korrespondenz ist das eine tragfähige Lösung. Für alles, was am Patienten stattfindet, ist es keine. Diese Unterscheidung ist in Stellenausschreibungen und in Dienstplänen sauber zu führen, sonst entstehen Erwartungen, die rechtlich nicht einlösbar sind.
Der Wiener Ausbildungsweg und sein Planungsproblem
Die Ausbildung zur Ordinationsassistenz läuft in Wien über die Ärztekammer für Wien. Die Gesamtgebühr beträgt 3.950 EUR (Stand September 2026), abgeschlossen wird mit einer kommissionellen Prüfung vor der Landessanitätsdirektion. Zugangsvoraussetzungen sind ein Mindestalter von 18 Jahren, der positive Abschluss der 9. Schulstufe, Deutschkenntnisse auf Niveau B2, ein Strafregisterauszug und ein Gesundheitszeugnis.
Die entscheidende Voraussetzung ist eine andere: Es braucht ein aufrechtes Dienstverhältnis als Ordinationsassistenz in Ausbildung, und zwar bereits vor Kursbeginn. Sie können niemanden zur Ausbildung schicken, den Sie nicht vorher angestellt haben. Und der nächste Kurs startet nach aktuellem Stand erst im Frühjahr 2027.
Daraus folgt die Rechnung, die in vielen Gründungsplänen fehlt. Wenn Sie keine fertig ausgebildete Kraft finden, dann stellen Sie jemanden ein, zahlen ab dem ersten Tag Gehalt und Lohnnebenkosten, tragen die Ausbildungsgebühr, verlieren die Kurszeiten aus dem Dienstplan und finanzieren diesen Zustand über rund zwei Jahre mit. In dieser Zeit steht Ihnen die Person für Blutabnahme und Assistenz nur eingeschränkt zur Verfügung. Das ist keine Ausnahme, sondern angesichts der Marktlage der Regelfall, mit dem zu planen ist.
Praktisch heißt das: Der Eröffnungstermin und der Kursrhythmus müssen zusammen gedacht werden. Wenn Ihre Ordination im Herbst 2026 aufsperrt und Ihre Assistenz erst im Frühjahr 2027 in den Kurs einsteigt, brauchen Sie eine Übergangslösung für alle Tätigkeiten, die eine abgeschlossene Ausbildung voraussetzen. Wie sich das auf die Eröffnungsplanung auswirkt, ist Teil der Überlegungen zum richtigen Zeitpunkt der Ordinationsgründung.
Was Personal tatsächlich kostet
Für Angestellte bei Ärztinnen, Ärzten und Gruppenpraxen in Wien gilt ein eigener Kollektivvertrag, gültig ab 01.01.2026. Der Abschluss sieht vor: 2025 rückwirkend plus 3,2 Prozent, ab 01.06.2026 Erhöhung der KV-Mindestgehälter um 3,5 Prozent, gedeckelt mit 75 EUR pro Monat, und Erhöhung der Ist-Gehälter um 2,3 Prozent, gedeckelt mit 57 EUR pro Monat. Die Deckelung ist der wirtschaftlich relevante Teil: In den höheren Erfahrungsstufen wirkt sie stärker als der Prozentsatz. Dazu kommen eine Strahlenzulage von 147 EUR und eine Infektionszulage von 125 EUR sowie zwei zusätzliche Erfahrungsstufen in den Gruppen A bis DE.
Die Wiener Euro-Tabelle 2026 ist online nicht abrufbar. Als Größenordnung dient deshalb der Tiroler Parallel-Kollektivvertrag 2026 bei 40 Wochenstunden, Berufsgruppe 2 Ordinationsassistenz: rund 2.146 EUR im ersten Berufsjahr bis rund 2.486 EUR im 20. Berufsjahr. Das ist ausdrücklich ein Tiroler Wert und kein Wiener Mindestgehalt; er taugt zur Orientierung, nicht zur Vertragsgestaltung.
Bei den Marktgehältern in Wien widersprechen sich die Quellen deutlich. Einschlägige Portale nennen Werte von rund 2.305 EUR bis hin zu 2.500 bis 3.500 EUR brutto monatlich. Diese Bandbreite ist nicht auflösbar, und sie sollte in Ihrer Kalkulation als Bandbreite stehen bleiben. Wer mit dem unteren Rand rechnet und am oberen Rand einstellen muss, hat einen vierstelligen Jahresfehlbetrag pro Kopf.
Entscheidend ist ohnehin nicht das Bruttogehalt, sondern die Vollkostenrechnung. Die Lohnnebenkosten für Dienstgeber liegen in Wien bei rund 29,6 Prozent (SV-Anteil 20,98 Prozent, Dienstgeberbeitrag 3,70 Prozent, Zuschlag zum DB in Wien 0,36 Prozent, Kommunalsteuer 3,00 Prozent, Betriebliche Vorsorgekasse 1,53 Prozent). Die Höchstbeitragsgrundlage nach ASVG beträgt 2026 6.930 EUR pro Monat und ist in diesem Gehaltsbereich praktisch nicht relevant.
| Personalkostenposition | Bemessung | Beispielbetrag |
|---|---|---|
| Monatsbruttogehalt (Annahme Rechenbeispiel) | Vollzeit, 40 Wochenstunden | 2.300 EUR |
| Jahresbrutto inklusive Sonderzahlungen | 14 Bezüge | 32.200 EUR |
| Lohnnebenkosten Dienstgeber | rund 29,6 % des Jahresbruttos | rund 9.500 EUR |
| Personalgesamtkosten pro Jahr | 2.300 × 14 × 1,296 | rund 41.700 EUR |
| Strahlenzulage | KV Wien ab 01.01.2026, sofern einschlägig | 147 EUR/Monat |
| Infektionszulage | KV Wien ab 01.01.2026, sofern einschlägig | 125 EUR/Monat |
| Ausbildung Ordinationsassistenz | einmalig, Ärztekammer für Wien | 3.950 EUR |
| Kurs administrative Arzthelferin | einmalig, Ärztekammer für Wien | 350 EUR |
| Höchstbeitragsgrundlage ASVG 2026 | Deckel für den SV-Anteil | 6.930 EUR/Monat |
Das Rechenbeispiel mit rund 41.700 EUR ist eine eigene Rechnung auf Basis der genannten Sätze, kein Quellenwert. Es zeigt die Größenordnung: Eine einzige Vollzeitkraft im unteren Gehaltsbereich kostet Sie in der Vollkostenbetrachtung mehr als die Jahresmiete vieler Ordinationsflächen in Wien. Wie sich das in die gesamte Fixkostenstruktur einfügt, zeigt der Beitrag Was kostet eine Wahlarztordination in Wien.
Die verbreitete Fehlannahme: Teilzeit ist deutlich günstiger
Der Satz fällt in fast jedem Gründungsgespräch: Wir starten mit einer Teilzeitkraft, das ist deutlich günstiger. Wirtschaftlich stimmt das nur zur Hälfte, und zwar zur weniger wichtigen.
Die Lohnnebenkosten sind proportional. Wer 20 statt 40 Wochenstunden beschäftigt, zahlt in etwa die halben Lohnnebenkosten, denn die rund 29,6 Prozent hängen an der Bemessungsgrundlage. Der Einarbeitungsaufwand ist nicht proportional. Eine neue Mitarbeiterin muss Ihre Abläufe, Ihre Software, Ihre Abrechnungslogik und Ihre Patientinnen und Patienten unabhängig davon kennenlernen, ob sie 20 oder 40 Stunden arbeitet. Der Führungsaufwand ist ebenfalls nicht proportional, und er verdoppelt sich, sobald Sie zwei Teilzeitkräfte statt einer Vollzeitkraft beschäftigen: zwei Einarbeitungen, zwei Urlaubsplanungen, zwei Mitarbeitergespräche, ein Übergabeproblem an der Schnittstelle.
Dazu kommt die Ausbildungsfrage. Die 3.950 EUR Kursgebühr und die Kurszeiten fallen unabhängig vom Beschäftigungsausmaß an. Bei halber Wochenstundenzahl verteilt sich derselbe Aufwand auf halb so viele produktive Stunden. Teilzeit ist ein sinnvolles Instrument zur Abdeckung von Spitzenzeiten und zur Bindung von Mitarbeiterinnen mit Betreuungspflichten. Als reines Sparmodell trägt es nicht.
Halten ist billiger als Suchen
Eine Nachbesetzung kostet Sie Inserate, Auswahlzeit, Einarbeitungszeit und in der Übergangsphase Kapazität. Bei dem beschriebenen Marktumfeld kommt hinzu, dass die Suche Monate dauern kann und im Fall einer noch auszubildenden Kraft in den Kursrhythmus mit dem nächsten Start im Frühjahr 2027 läuft. Retention ist deshalb kein weiches Thema, sondern eine Kostenposition.
Was in Ordinationen tatsächlich über das Bleiben entscheidet, lässt sich recht nüchtern benennen. Erstens verlässliche Dienstpläne: Wer vier Wochen im Voraus weiß, wann er arbeitet, und wessen Dienstplan nicht wöchentlich umgeworfen wird, kündigt seltener. Zweitens klare Zuständigkeiten: Die häufigste Ursache für Unzufriedenheit in kleinen Teams ist nicht Überlastung, sondern ungeklärte Verantwortung zwischen zwei Personen. Drittens Fortbildung, die tatsächlich stattfindet und nicht regelmäßig wegen Terminlast abgesagt wird.
Viertens eine Perspektive. Das MABG sieht einen Aufstiegsweg vor: Wer drei Fachmodule absolviert, in Summe über 2.500 Stunden, erreicht die Diplomierte medizinische Fachassistenz. Das ist ein konkretes Angebot, das Sie machen können, und es bindet, weil es an Ihre Ordination geknüpft ist. Es kostet Geld und Dienstzeit, aber es kostet weniger als zwei Fluktuationen in drei Jahren.
Dazu eine Aussage, die unbequem ist, aber beide Seiten beschreibt: Gehalt gleicht schlechte Organisation nicht aus, aber schlechtes Gehalt macht gute Organisation wertlos. Wer deutlich unter dem Marktniveau bezahlt, verliert Mitarbeiterinnen unabhängig davon, wie gut die Abläufe sind. Wer über Marktniveau bezahlt und chaotisch führt, verliert sie ebenfalls, nur etwas später. Die Organisationsseite ist Gegenstand der Praxisentwicklung, die Gehaltsseite gehört in die Fixkostenplanung.
Ein Nebeneffekt, der übersehen wird
Seit 01.06.2026 gibt es das Sonderfach Allgemein- und Familienmedizin mit fünf Jahren Gesamtdauer. Sechs Monate der Grundausbildung müssen in einer anerkannten Lehrpraxis, Lehrgruppenpraxis oder einem Lehrambulatorium absolviert werden, die gesamte 18-monatige Schwerpunktausbildung ebenfalls im niedergelassenen Bereich. Der Bedarf an Lehrpraxen steigt damit deutlich. Für bestehende Ordinationen ist das eine Einnahmen- und zugleich eine Rekrutierungsschiene: Wer ausbildet, lernt potenzielle Nachfolgerinnen und Partner über Monate im Betrieb kennen.
Häufige Fragen zu Personal in der Ordination
Darf Ordinationsassistenz bei Kindern Blut abnehmen?
Nein. Das MABG erlaubt die venöse Blutabnahme ausdrücklich nur bei Erwachsenen, die Blutabnahme bei Kindern ist ausgenommen. Zulässig sind daneben Kapillarblutabnahme und Point-of-Care-Testung. In Ordinationen mit relevantem Kinderanteil bleibt die venöse Blutabnahme deshalb bei der Ärztin oder beim Arzt beziehungsweise bei diplomiertem Pflegepersonal.
Kann ich jemanden ohne Ausbildung als Ordinationsassistenz einstellen?
Sie können jemanden als Ordinationsassistenz in Ausbildung anstellen, und genau dieses aufrechte Dienstverhältnis ist Voraussetzung für die Zulassung zum Kurs der Ärztekammer für Wien. Bis zur kommissionellen Prüfung darf die Person die vorbehaltenen Tätigkeiten aber nur im Rahmen der Ausbildung ausüben. Da der nächste Wiener Kurs nach aktuellem Stand im Frühjahr 2027 startet, ist mit einer mehrjährigen Übergangsphase zu planen.
Was kostet eine Vollzeitkraft in der Ordination wirklich?
Als Rechenbeispiel auf Basis der Wiener Sätze: 2.300 EUR Monatsbrutto ergeben bei 14 Bezügen und rund 29,6 Prozent Lohnnebenkosten Personalgesamtkosten von rund 41.700 EUR pro Jahr. Das ist eine eigene Rechnung, kein Quellenwert, und sie enthält weder Zulagen noch Ausbildungskosten. Die Marktgehälter in Wien werden mit 2.305 EUR bis 2.500 bis 3.500 EUR sehr unterschiedlich angegeben.
Ist eine Teilzeitkraft deutlich günstiger als eine Vollzeitkraft?
Nur bei den Lohnnebenkosten, die proportional zur Bemessungsgrundlage sind. Einarbeitungsaufwand, Führungsaufwand und Ausbildungskosten sind es nicht. Zwei Teilzeitkräfte statt einer Vollzeitkraft verdoppeln diese nicht proportionalen Anteile und erzeugen zusätzlich eine Übergabeschnittstelle.
Ist die administrative Arzthelferin eine Alternative zur Ordinationsassistenz?
Nur für nicht invasive Tätigkeiten. Die administrative Arzthelferin ist kein anerkannter Gesundheitsberuf, der Kurs der Ärztekammer für Wien kostet 350 EUR. Für Empfang, Terminverwaltung und Administration ist das tragfähig, für Blutabnahme, Injektionsvorbereitung oder Sterilisation nicht.
Welche Aufstiegsmöglichkeit kann ich Mitarbeitenden anbieten?
Das MABG sieht vor, dass mit drei absolvierten Fachmodulen, in Summe über 2.500 Stunden, die Diplomierte medizinische Fachassistenz erreicht wird. Das erweitert den Tätigkeitsbereich und ist eines der wenigen konkreten Entwicklungsangebote in einer Einzelordination. Es kostet Kursgebühren und Dienstzeit, wirkt aber als Bindungsinstrument.
Der nächste Schritt
Bevor Sie Gehaltsbänder festlegen, klären Sie drei Punkte: Welche Tätigkeiten in Ihrem Fach zwingend eine abgeschlossene Ausbildung voraussetzen, wie viele Wochenstunden Ihre Öffnungszeiten tatsächlich erfordern, und ob Sie eine fertig ausgebildete Kraft finden oder zwei Jahre Ausbildung mitfinanzieren. Erst diese drei Antworten ergeben eine belastbare Personalkostenzeile.
Wenn Sie parallel Abläufe und Zuständigkeiten ordnen wollen, ist das Gegenstand der Praxisentwicklung. Wer noch vor der Gründung steht, findet den Rahmen unter Praxisgründung für Ärztinnen und Ärzte. Arbeitsrechtliche Einzelfragen zu Einstufung, Anrechnung von Vordienstzeiten und Zulagen sind mit Steuerberatung beziehungsweise arbeitsrechtlicher Beratung zu klären; über das Kontaktformular können Sie den wirtschaftlichen Teil davon vorab besprechen.
